Nicht nur Einsparungen bei Geschäftsreisen zwingen Unternehmen, ihre bisherige Geschäftstätigkeit zu überdenken. Auch Krankheitsepidemien wie aktuell die Schweinegrippe zwingen sie zum Handeln. Notfallpläne werden entwickelt oder treten in Kraft.

Ein Baustein dabei kann die Videokonferenz sein. Geschäftsreisende tauschen ihre Koffer und Bordkarten dabei gegen einen Abstecher zum nächsten Videokonferenzstudio. Bei Anbietern dieser virtuellen Besprechungen macht sich dies bemerkbar: Die Buchungen allein bei uns, dem Büroanbieter Rebus, stiegen jüngst um 40 Prozent.

Geschäftsreisen folgen Globalisierung

Im Zuge der Globalisierung und Internationalisierung der Märkte haben Geschäftsreisen in den vergangenen Jahren rapide zugenommen. Im vergangenen Jahr registrierte der Verband Deutsches Reisemanagement (VDR) in inländischen Unternehmen ab zehn Mitarbeiter rund 167 Millionen Dienstreisen. 2004 waren es erst 146 Millionen Fahrten.

Die Vielfliegerei und -fahrerei ist für Betriebe und öffentliche Institutionen in Zeiten hoher Energiepreise nicht nur ein wachsender Kostenfaktor, sondern belastet auch die Umwelt. Nicht zuletzt sind viele Geschäftsreisen für den einzelnen Mitarbeiter auch ein enormer Stress- und Sicherheitsfaktor: Lange Flüge, Zeitverschiebungen, Staus auf der Autobahn und häufig durch Reisezeiten verursachte 14-18-Stunden-Tage zahlen negativ auf die Gesundheitsbilanz der Mitarbeiter ein.

Alternative: Zu Hause bleiben und doch Geschäfte machen

Immer mehr Unternehmen greifen daher auf eine moderne Alternative zur Geschäftsreise zurück: die Videokonferenz. Unseren Schätzungen zufolge kann die Nutzung von Videokonferenzen die Reisekosten um 75 Prozent senken. Die Technologien für Videokonferenzen sind in den letzten 20 Jahren gereift und mittlerweile so gut, dass technische Mängel keinen Grund für einen Verzicht darstellen.

Mittlerweile gibt es viele Anbieter von komplett ausgestatteten Videokonferenzstudios, die ad hoc schon ab einer Stunde angemietet werden können. So können Unternehmen ohne hohe Investitionskosten und technische Vorkenntnisse mittels moderner Technologie ihre geschäftlichen Treffen virtuell abhalten. Service-Teams sorgen für die perfekte Planung und Durchführung der Videokonferenz.

Der Kunde braucht sich weder um organisatorische Belange noch um die Handhabung der Technik zu kümmern. Er mietet lediglich den Raum, die Mitarbeiter kümmern sich dann um den erfolgreichen Ablauf der Videokonferenz.

Multimediales Treffen

Dabei werden Videokonferenzen zu den verschiedensten Anlässen genutzt: Werbe- und Produktpräsentationen finden sich genauso darunter wie Besprechungen oder Schulungen. Während der Videokonferenz kann der Anwender nicht nur mit seinem Gesprächspartner live konferieren, sondern auch Präsentationen über den Bildschirm abhalten, Entwürfe über die Kamera zeigen und Videosequenzen live einspielen. Ferner besteht die Möglichkeit, Gespräche als Dokumentation auf Video aufzuzeichnen und Nicht-Anwesenden später vorzuführen.

Im Vergleich zur Telefon- hat die Videokonferenz einen psychologischen Vorteil: Da sich die Teilnehmer sehen, sind sie der Aufmerksamkeit aller ausgesetzt. So lässt sich vermeiden, dass die Teilnehmer nebenbei im Internet surfen oder ihre E-Mails lesen und dadurch weniger aufmerksam sind.

Gut geeignet für Routinetreffen

Geeignet sind Videokonferenzen vor allem für regelmäßige Treffen und Routinebesprechungen, bei denen sich die Gesprächspartner bereits kennen. So können zum Beispiel wöchentliche oder monatliche firmeninterne Meetings zwischen einem Mutterkonzern in Deutschland und seinen Vertriebsniederlassungen in China über Videokonferenz abgehalten werden.

Auch wenn der ein oder andere Mitarbeiter in einem solchen Fall aufgrund der Zeitverschiebung sehr früh aufstehen muss, ist die Videokonferenz dennoch die bequemere und effizientere Variante als ein langer Flug.

Erstkontakt lieber persönlich statt virtuell

Bei geschäftlichen Erstkontakten sollte jedoch das persönliche Treffen einer Videokonferenz vorgezogen werden. Hier spielt neben dem sachlichen Austausch auch die „Chemie“ eine wichtige Rolle, die per Videokonferenz nur teilweise vermittelt werden kann.

Auch wenn wichtige Geschäftsabschlüsse anstehen, sollten die Geschäftspartner lieber persönlich aufeinander treffen: In vielen Kulturen finden die eigentlichen Verhandlungen beispielsweise während des Geschäftsessens statt. Der Vertragsabschluss selbst erfordert ebenso die persönliche Anwesenheit der Vertragspartner.

Bei Bewerbungsgesprächen hingegen – auch wenn dies ein Erstkontakt ist – sind Videokonferenzen gut geeignet. Hier zeigt sich gleich die technische Kompetenz der Bewerber und wie diese in einer möglicherweise für sie neuen Situation reagieren.

Anreiseweg und Personenzahl mitentscheidend für Wirtschaftlichkeit

Aus Kosten- und Umweltgesichtspunkten gilt eine einfache Rechnung pro und contra Videokonferenz: Je länger der Anreiseweg, desto besser sind virtuelle Treffen. In die Kalkulation aufgenommen werden müssen zudem die Anzahl der Teilnehmer, die Reiseform (PKW, Bahn, Flugzeug), Übernachtungskosten, Ausfall der Arbeitszeit durch Reisezeit und so weiter.

Aus diesen Faktoren lässt es sich schnell bestimmen, wann eine Videokonferenz sinnvoller ist als ein tatsächliches Meeting. In vielen Fällen hat die virtuelle Besprechung aus Kosten-Nutzen-Gründen dem persönlichen Treffen bereits den Rang abgelaufen, was nicht zuletzt an den immer besseren technologischen Voraussetzungen liegt.

Michael Barth ist Regional General Manager Germany, Nordics & Ireland bei Regus